北京大学分子生态实验室管理系统建设方案
2019-07-11 16:25
北京大学分子生态实验室隶属于北京大学生命科学学院，从事物种的群体遗传结构、生物地理历史、种群动态历史及景观因子对基因流的影响展开分析研究，涵盖演化基因组学生物信息学计算，生物样品资源库规范管理，分子生态学研究，古代DNA基因组分析。实验室目前有多名博士和硕士研究生人员。
为了使实验操作流程更加标准化、提高试验研究的效率和质量，并确保实验室研究成果的完整性、真实性和可靠性，并保障实验室人员的安全。该实验室需要建设一套规范化智能化的实验室管理系统，并具备针对：实验室预约、实验室仪器设备、实验室样品试剂、实验室人员等方面进行管理功能。?
一、预约申请功能：
第一步：提交申请
用于使用人向实验室管理人、实验室负责人等提交书面申请，说明所在院系、课题组、项目名称，拟开展的实验类型和时间范围，以及是否使用危险化学品和自带设备等。
? 使用人填写申请表格，，提交后管理端显示待审批，并发送邮件给实验室管理人、实验室负责人和使用人课题组负责人。
? 申请人成为“使用负责人”用户；使用人课题组负责人成为“使用人课题组负责人”用户；使用人成为“使用人”用户
? 实验室管理人和实验室负责人通过邮件链接至系统中的批准界面。
? 批准后使用人收到批准通过提示。
第二步：培训和考核
? 使用人在线观看《北京大学分子生态实验室公共实验平台管理规定》和培训视频（待制作）。
? 观看完毕进入考核页面（待制作），接受考核。
? 提交后发送阅卷通知给实验室管理人，管理人打分。
? 得分超过80分为考核通过，进入下一步。低于80分为考核未通过，重新回到培训部分。
第三步：签署实验室使用责任书
? 考核通过在线打印实验室使用责任书（待制作）。
? 书面签字后由使用人手机扫描上传。
第四步：使用预约
用于签署过实验室使用责任书的使用负责人和使用人，在使用前预约实验室和使用时间。至少提前2工作日提交预约，最多可预约两周（预约第一日到最后一日间不超过14天）。
? 共有4个实验室，注明使用到的实验室：扩增配液室、综合操作室、样品制备室、扩增及产物分析室。
? 日历形式显示，预约时段以半天为单位，可设置为：8:00-12:00；13:00-17:30；18:00-22:00。
? 预约控制：1. 每个实验室每个使用时段有使用人数上限，超过则不可预约。扩增配液室2人、综合操作室3人、样品制备室2人、扩增及产物分析室2人。2. 同一天内只能预约先进扩增配液室，再进其他实验室，反之不能预约。3. 同一时段如果包含扩增配液室，则不能同时预约样品制备室和扩增及产物分析室。
? 预约提交后管理端显示待审批，并发送邮件给实验室管理人。
? 实验室管理人通过邮件链接至系统中的批准界面。
? 批准后使用人收到批准通过提示。
? 预约使用扩增配液室的使用人在使用扩增配液室的前一日收到提示：“必须提前一日洗澡洗头，更换干净衣服。使用当日进入扩增配液室前不得进入非洁净区（样品制备室、扩增及产物分析室、样本库）。预约周末使用的使用人前一日收到提示：“周末使用实验室需特别注意基本使用和实验操作的安全性，离开实验室前按照”自检提示“进行安全检查。
二、样品管理功能
1.?样本采集申请
? 采样操作指南、视频和野外采样信息表在系统中获得
? 样本入库申请人填写样本入库申请，包括信息：采集人、采样地区、采样日期、样品数量、运送方式等，附件野外采样信息表（按照已有的统一模板，包括字段：网格编号、样线地点、参与调查人、调查负责人、日期、时间、GPS编号、野外样品编号、经度、纬度、海拔、地面基质、生境类型、崎岖度、地形、样本类型、物种（野外判断）、样本数量、样本新旧、是否在刨坑上、照片编号等，表格或数据库格式）
? 申请提交后管理端显示待审批，并发送邮件给实验室管理人、样本库管理人。
? 实验室管理人和样本库管理人通过邮件链接至系统中的批准界面。
? 批准后样本采集人收到申请获批的提示，建立一个新样本入库任务，信息和野外采样信息表接入。
? 样本入库后入库任务完成，并自动提示样本采集人“样本已接收入库。入库样本数为XX个，XX条采样信息未收到对应样本“。
2.?新样品入库
用于新采集的样本首次入库
? 打开一个新样品入库任务，打开野外采样信息表。对实际收到样品的野外编号进行扫码或输入
? 成功对应到野外采样信息表中的野外编号，则新建一条入库记录。
????? 打印实验室编号标签，贴上后扫码将实验室编号录入，再扫“样品袋编号”和“冰箱编号”将新样本定位。
????? 标签贴于50mL离心管上，需能抵抗-80℃低温，质地可参考兄弟（brother）标签机色带。
????? 自动检查入库记录中的经度、纬度两个字段。如填写无误，则“经纬度来源”字段处填“GPS”。
????? 如缺填或填写有误，弹出提示“需要补充填写经纬度”，弹出“参考经纬度”窗口，手动填写“参考经纬度”填入，同时“经纬度来源”字段处自动填写“Refer”。
????? 确认该条入库记录录入完毕。
? 无法对应野外采样信息表中野外编号的样品，自动新建一条入库记录，字段同野外采样信息表，手动输入采样信息。打印实验室编号标签，贴上后扫码将实验室编号录入，再扫“样品袋编号”和“冰箱编号”将新样本定位。确认该条入库记录录入完毕。
? 允许同一编号的样品多于一份的情况，识别到相同野外编号时直接弹出同一个样品的入库窗口，数量加1，并指示该样品应该存放的位置。
? 接收样品全部入库后确定入库任务完成。没有实际样品对应到的野外采样信息表信息，提示“是否删除”，确认删除后清空记录。
? 提示样本采集人“样本已接收入库。入库样本数为XX个，XX条采样信息未收到对应样本“。
3.?样品领用（出回库）
? 申请出库
????? 从实验安排和实验申请中计划样品清单直接链接到出库申请，填写使用人、出库时间、归还时间等
????? 出库申请页面，填写出库目的、领用负责人、出库样品清单（样本库中查询时间、地点、物种、样品在库情况等后生成）、出库时间、归还时间等
????? 申请提交后管理端显示待审批，并发送邮件给实验室管理人、样本库管理人。
????? 实验室管理人和样本库管理人通过邮件链接至系统中的批准界面。
????? 批准后样本采集人收到申请获批的提示，并获得出库样品信息表（包括信息：野外编号、实验室编号、时间、地点、经纬度、物种、在库情况、样品定位、出库时间、出库批次、项目名称、经手人、负责人等）和学术发表属名人、致谢人名单。同时建立一个样本出库任务。
? 扫码出库。找到样品后扫码记录出库，相应的在库情况数量减一，“出库情况”显示1。
? 回库提醒，出库后每半月提醒领用负责人进行样品回库
? 回库登记，逐一样品扫码记录回库，相应在库情况数量加一?；乜饨崾嵝?/span>
? 回库登记时，同时进行样品用完的登记。
三、LIMS系统整体功能需求
| 序号 | ?？?/span> | 功能 | 备注 |
| 1 | 系统管理 | 人员管理 | 人员基础信息录入数据库 |
| 角色管理 | 拥有系统功能的角色维护 | ||
| 用户管理 | 拥有系统操作权限的用户，如实验室管理人员及系统管理人员等 | ||
| 授权管理 | 给系统用户根据职责或者角色进行操作授权 | ||
| 实验室管理 | 对实验室相关信息进行登记，相当于系统部分管理 | ||
| 日志管理 | 记录所有用户操作详情 | ||
| 2 | 系统应用 增加引物列表 | 字典管理 | 方便系统用户进行选择的各类属性 |
| 资金来源 | 采购设备或者耗材时的资金来源 | ||
| 设备分类 | 针对学员设备属性进行分类，便于设备资产的归类和统计 | ||
| 耗材分类 | 针对耗材信息进行归类，便于耗材的统计和分析 | ||
| 供应商管理 | 购买耗材或者设备时，便于选择和参照 | ||
| 3 | 设备仪器 | 设备仪器信息 | 实验室仪器设备信息、定期校准、正常、维修、生命周期提醒等管理 |
| 4 | 预约管理 实验室使用申请和预约管理 | 预约过程 | 注册登录、预约申请、审核通过，预约违规记录，暂停预约 |
| 5 | 实验安排 | 实验排表 | 实验预约安排、实验计划 |
| 6 | 样品管理 | 台帐管理 | 样本的定义、样本的分类、接收时的性状、检测实验前期等样本管理 |
| 日常事务 | 样本的接收、样本实验的领用、中间产物的再入库、样品清点等 | ||
| 7 | 实验管理 | 测序实验管理 | 记录实验人员、时间、试剂、过程、实验结果等 |
| 8 | 实验报告 | 实验结果生成 | 实验报告查询、存档、上传、打印 |
| 9 | 耗材采购申请 | 耗材采购申请 | 针对设备采购申请进行审核，并在线审批 |
| 耗材采购审核 | 针对设备采购申请进行审核，并在线审批 | ||
| 耗材采购 | 根据采购计划汇总、根据供应商进行分组和采购 | ||
| 耗材采购单打印 | 对采购单进行打印和查看 | ||
| 10 | 耗材管理 | 溯源管理（条形码） | 登记耗材信息，并同时登记耗材条形码，方便耗材的入库和出库，根据条形码可以及时有针对性的采购 |
| （包含试剂） | 危险品管理 | 对危险耗材进行属性登记并进行有效提醒和监控，可以确保存储安全和使用安全 | |
| 自管库管理，专柜、专管人、领用信息等 | |||
| 耗材库存预警 | 根据每个耗材的库存下限进行设置，并在临界值进行预警，确?？獯媪?/span> | ||
| 耗材入库 | 根据采购单进行入库，采用扫码入库，并形成库存； | ||
| 液体测量 | 通过电子秤进行液体测量，并登记测量信息和打印条形码标签 | ||
| 液体领取（退换） | 扫码领取，更新液体容量；如有剩余，再扫码退换；液体领取和其他耗材领取类似，只是中间多了液体测量和分拆的步骤 | ||
| 耗材领取 | 扫码领取，出库更新库存 | ||
| 库存管理 | 对各类耗材库存数量进行查看 | ||
| 库存盘点 | 按低资耐耗、文化用品、日常用品分类盘点，确?？獯嫫胶?/span> | ||
| 12 | 物资管理 | 库房盘点 | 仪器设备等出入库管理等 |
| 14 | 资讯通知 | 资讯发布 | 发布学院信息，通过信息栏可以快速阅读和了解学院信息 |
| 通知公告 | 通过公告可以发布学院通知信息及系统信息登 | ||
| 消息提醒 | 消息推送、提醒、警示等 | ||
| 15 | 统计分析 | 设备统计 | 对设备类型情况及分布情况等进行多类型统计 |
| 设备详情 | 查看设备档案信息，及其所有辅助信息，好比设备履历 | ||
| 耗材统计 | 统计现有耗材数量统计及已消耗数量统计等 | ||
| 设备状态分析 | 根据设备不同状态了解资产现状 | ||
| 耗材库存统计 | 根据按低资耐耗、文化用品、日常用品分类，即时了解耗材库存情况，便于耗材的管理和采购等 | ||
| 16 | 管理端 | 内部使用 | 实验室管理人员和实验人员使用 |
| 17 | 预约端 | 客户预约 | 客户可查看实验预约、实验结果等情况 |
| 18 | 移动端 | 小程序或APP | 基础信息展示 |
| 19 | 第三方系统 | 可连接公司原有0A或ERP等其它系统 | |
